流程步驟：接單--->登記臺帳\建立流程表--->查詢到港信息--->進口換單--->報關報檢--->結算--->放貨--->制定貨發POD--->歸檔
操作方法和步驟
1. 接單
1.1 制定貨:每天注意查收國外代理發來的貨物預告后,了解代理名稱\提單號\名品\件數\重量\預到付\船名航次\預計到港日\收貨人資料等有關信息.對于內容不清楚或有疑問的預告,應當天與國外代理聯系并確認.
1.2 自攬貨:接收銷售人員或客戶送(寄)來的進口單據,了解換單代理的名稱\提單號\名品\件數\重量\預到付港日等相關信息.對于內容不清楚或有疑問的單據,應當天與客戶聯系并確認.
2. 登記臺帳
2.1 <海運進口業務臺帳>(以下簡稱<臺帳>)是海運操作人員用于掌握午夜情況,便于與客戶聯系的自備用表,在接到單據或預報后應立即進行登記.
3. 編制<海運進口操作流程表>(以后簡稱<流程表>)
3.1 <流程表>是海運進口最重要的操作文件,貫穿整個業務操作過程.
3.2 接單當天必須完成<流程表>的建立
3.3 指令清楚,操作要求明確.
4. 查詢到港信息
4.1 向船公司或船(貨)代查詢貨物的到港日期.
4.2 將查詢結果登記在<臺帳>及<流程表>上.
5. 通知收貨人
5.1 對必要的制定貨,填寫并傳真<海運進口貨物催地通知單>給收貨人.
5.2 接到收貨人提供的進口提單后,應進行審核:提單的倍數是否正確,完整,清晰.
6. 換單
6.1 船到前,背妥換單單據,包括:背書的正本提單或電放通知和提單副本;
6.2 船到后,到船公司或代理處換單.
7. 報關報檢
7.1 若收貨人自報關\報檢,應積極與收貨人聯系,了解通關狀況,必要時給予指導.
7.2 若客戶要求我司代報關\報檢,需提供如下單證:
(1) 報關委托書
(2) 進口報關單
(3) 發票
(4) 裝箱單
(5) 合同
(6) 海關減免稅證明
(7) 機電產品進口登記表
(8) 登記手冊
(9) 報檢委托書和商檢注冊號
(10) 海關或商檢需要的其他監管單證及信息.
A 接收客戶提供單據時,操作員應對所有單證進行審核.審核內容包括:
(1) 各進口企業所提供的裝箱單和發票雖然在格式上不一樣,但內容大體一致,所顯示的起運港\目的港\品名\重量\體積\件數\單價\金額\成交方式等內容必須完整,且各種單據必須一致.
(2) <減免稅證明>上所顯示的申請單位\到貨口岸\品名必須與提單\發票\裝箱單上的有關內容一致,<減免稅證明>上所顯示的貨物數量及金額必須"大于"或"等于"提單\發票\裝箱單上的有關數據.
(3) <機電產品進口登記表>上所顯示的申請單位\到貨口岸\品名必須與提單\發票\裝箱單上的有關內容一致.<機電產品進口登記表>上所顯示的貨物數量及金額必須"大于"或"等于"提單\發票\裝箱單上的有關數據.
(4) <登記手冊>上所顯示的內容必須與提單\裝箱單及發票上的有關內容一致.
B 報關單證如不齊全或內容有誤應立即與收貨人聯系,以免業務操作中發聲困難.
C 審核無誤后,登記<海運進口單證流傳單>,將單證轉給報關行.
D 對通關狀況進行跟蹤,對報關中出現的問題應即是與報關行\收貨人協調解決.通關后,及時通知收貨人.
E 操作員收到報關行退回的報關\報檢單證后,應在<海運進口單證流傳單>上登記后退給收貨人并做好簽收.
8. 結算
8.1 費用確認:
操作員將所有應付款項填寫進<海運進業務交接單>的應付欄內,交銷售員與收貨人確認收費明細,由銷售員填寫<海運進業務交接單>中的應收\應付款項,內容應正確無遺漏后即是準確的開具業務發票并收款.若發現錯誤,應及時通知操作員或銷售員糾正.
9. 放貨
對指定貨,收貨人到我司換提單時,必須遞交正本已背書提單.如收貨人無正本提單,須查詢國外代理,憑國外代理的電放通知和收貨人在提單上的背書后方可放提貨單.
A 收貨人自提貨:結算員收款后直接將提貨單放給收貨人并做好簽收.
B 我司送貨:海關放行后,操作員根據收貨人的送貨要求,制作<派車單>,通知車隊送貨.
10. 制定貨操作完畢后,發POD給國外代理
放貨后,通過電腦或者傳真向國外代理發POD.
11. 存檔
每筆業務做完后,認真整理業務文件,對所有原始資料應妥善保管,整理歸檔備查.
11.1 存檔文件
A 交接單
B 流程表
C 箱單發票的復印件
D 提單復印件
E 派車單
F 海運進口單證流傳單
G 海運進口運雜費確認單
11.2 操作員對全套業務文件進行核對:
(1) <交接單> 中的相關內容應正確無遺漏
(2) 在同一票業務的各種操作文件中,下列內容應完全一致
A 業務編號及收貨人名稱
B 目的港.船名航次及提單號
11.3 每票業務結束,操作員將所有文件進行裝訂和標識后轉給檔案管理員:
A 每套業務檔案應將<交接單>作為封面進行裝訂
B 每套業務檔案應根據其業務編號來作為業務檔案的序號.業務編號是歸檔標識也是查詢的索引號
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